Vorige pagina


Elektronische facturatie, hoe zit dat nu eigenlijk?

9/02/2017

U heeft het waarschijnlijk al gemerkt. Wanneer u ‘s morgens uw brievenbus opent, zitten er beduidend minder facturen in dan het jaar voordien. Een fenomeen dat u ongetwijfeld toejuicht. Jammer genoeg is dit niet uw leverancier die in een gulle bui verkeert, maar een teken dat ook hij of zij de weg gevonden heeft naar de elektronische factuur.

De opmars van de elektronische factuur is ingezet en deze valt niet meer te stoppen. Niet alleen de manier waarop u binnen enkele jaren uw boekhouding zal organiseren, maar ook de wijze waarop uw boekhouding zal verwerkt worden door uw nederige dienaar, de accountant, zal drastisch veranderen. Op termijn zal u niet langer maandelijks of elk kwartaal moeten langsgaan om alle facturen binnen te brengen, u zal deze gewoon via mail kunnen doorsturen, als we die al niet zelf van een elektronisch platform zullen kunnen plukken. Deze zullen dan automatisch ingeboekt worden. De accountant zal zich vervolgens meer kunnen toeleggen op de kern van zijn takenpakket, namelijk fiscaal en bedrijfseconomisch advies geven. Een evolutie waarbij zowel klant als accountant wel varen.

Sinds 1 januari 2013 worden papieren en elektronische facturen op gelijke voet behandeld. U heeft dus de keuze of u uw facturen per mail of per post opstuurt naar uw klanten. Dit betekent echter niet dat u niet meer hoeft te voldoen aan alle wettelijke bepalingen die van toepassing zijn op een factuur. Bovendien moet de factuur digitaal vlot leesbaar zijn.

Belangrijk is wel om op te merken dat de identiteit van diegene die de factuur uitreikt gewaarborgd moet zijn. Het is aan de leverancier om aan te tonen dat hijzelf, of eventueel een derde die in zijn naam handelt, aan de oorsprong ligt van de factuur.

Opgelet, vooraleer u vanaf nu al uw klanten met elektronische facturen gaat bestoken, is het belangrijk om weten dat uw klant de factuur ook nog moet aanvaarden. Dit kan de klant doen door de factuur ofwel te betalen ofwel door voorafgaand een document te ondertekenen waarin hij zich akkoord verklaard met deze elektronische werkwijze.

Ook onze overheid is op de digitale kar gesprongen. Vanaf 1 januari 2017 is elektronische facturatie de standaard binnen de Vlaamse Overheid. Voor de federale overheid is dit vanaf 1 januari 2018. Leveranciers moeten hun facturen elektronisch verzenden naar het digitale platform van de overheid, Mercurius genaamd. Dit zou ervoor moeten zorgen dat de verwerking van de facturen efficiënter verloopt en de betalingstermijnen aanzienlijk ingekort worden.

Om een zekere structuur te garanderen, heeft Europa een afsprakenkader gecreëerd rond e-facturatie; “PEPPOL” wat staat voor Pan-European Public Procurement Online. Dit model regelt de verbinding tussen de verschillende digitale platformen en is op vandaag al operationeel in verschillende Europese landen.

Nu, alvorens u in uw mailbox door de spreekwoordelijke bomen het bos niet meer ziet, willen we u tot slot ook nog enkele tips meegeven aangaande het klasseren van die zondvloed aan elektronische facturen. In principe verlangt de fiscus dat u uw boekhouding gedurende zeven jaar (of zelfs 15 jaar voor sommige facturen) bijhoudt ongeacht op welke wijze u die boekhouding voert. Op papier of elektronisch. U zorgt er dus best voor dat u een bepaalde systematiek hanteert zodat u bij een eventuele controle niet eindeloos hoeft te zoeken. Daarnaast: het is niet omdat u de facturen digitaal binnenkrijgt dat u ze ook digitaal moet opslaan. Print u ze liever op de klassieke manier af, alvorens u ze bewaart, dan mag dat zeker. Ook omgekeerd kan en mag u alle papieren facturen inscannen en enkel digitaal bewaren. Een back-up is dan zeker geen overbodige luxe. U zou namelijk niet de eerste zijn, en jammer genoeg ook niet de laatste, bij wie de computer crasht.

Auteur: Sébastien Demaître