Vorige pagina


Nieuwsbrief augustus 2014

1/08/2014

Factuurvoorwaarden

Naast de technische voorwaarden waar een factuur aan moet voldoen is het aangewezen om algemene voorwaarden te voorzien op uw facturen. Uiteraard is het van belang om correcte voorwaarden te vermelden. Hoewel deze voorwaarden op maat van uw onderneming geschreven dienen te worden, geven we graag enkele voorwaarden mee die u zeker niet mag vergeten. Zo bent u goed gewapend indien er achteraf een discussie zou ontstaan met uw cliënt.

Algemeen

Bij het opstellen van de algemene voorwaarden dient men er rekening mee te houden dat een aantal bepalingen niet bruikbaar zijn ten aanzien van consumenten (B2C) aangezien zij vaak een wettelijke bescherming genieten. Wanneer u in een B2C omgeving handelt, is het opportuun om de algemene voorwaarden te laten controleren om zeker te zijn dat deze aanvaardbaar zijn.

Indien u de factuurvoorwaarden niet op de voorzijde van de factuur vermeldt, dan is het aangewezen om op de voorzijde volgende bepaling te voorzien: “Behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst wordt de rechtsverhouding tussen partijen geregeld door de op de achterzijde afgedrukte algemene voorwaarden, waarvan de cliënt verklaart kennis te hebben genomen en deze integraal te aanvaarden”.

Factuurvoorwaarden zijn bovendien slechts nuttig indien ze daadwerkelijk “gekend en erkend” zijn door de cliënt.

Om geldig te zijn ten aanzien van particulieren worden de voorwaarden bovendien best ondertekend of, indien dat niet mogelijk is, wordt er best naar verwezen in een door de cliënt ondertekend document (offerte, bestelbon, etc.). Het is dan ook aan te bevelen om algemene voorwaarden niet enkel te vermelden op facturen maar ook op offertes of bestelbonnen.

Ten aanzien van handelaars is een ondertekend document niet strikt noodzakelijk maar toch steeds aan te bevelen. Indien er voorafgaande handelsbetrekkingen waren waaruit blijkt dat de cliënt de voorwaarden nooit betwist heeft (bv. een voorafgaande betaalde factuur), dan blijkt hieruit de “gekendheid” en de “erkenning”.

 

Aanbevolen clausules

  • Toepassingsgebied

In de bepaling met betrekking tot het toepassingsgebied is het belangrijk om exact te omschrijven op welke handelsbetrekkingen de algemene voorwaarden van toepassing zijn.

“Behoudens andersluidend schriftelijk akkoord zijn onderhavige algemene voorwaarden exclusief van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen … (naam bedrijf) en haar cliënt.

Deze algemene voorwaarden hebben voorrang op de algemene voorwaarden van de cliënt. De eventuele algemene voorwaarden van de cliënt dienen dus als niet bestaande beschouwd te worden, behoudens schriftelijke en door … (naam bedrijf) expliciet ondertekende vrijstelling.”

 

  • Offerte

Een offerte is in principe bindend. Niettemin treft men vaak clausules aan in algemene voorwaarden die dit tegenspreken. Hoewel rechtspraak en rechtsleer verdeeld zijn of dit al dan niet mag, is het niettemin aangewezen om dergelijke voorwaarde te voorzien.

 

“Alle offertes van … (naam bedrijf) zijn vrijblijvend en binden haar als dusdanig niet. Orders van een cliënt binden … (naam bedrijf) evenmin. Tussen … (naam bedrijf) en de klant komt een overeenkomst pas tot stand door de rechtsgeldige ondertekening van een orderbevestiging of enig andere schriftelijke overeenkomst. De rechtsgeldig ondertekende offertes van … (naam bedrijf) blijven na ondertekening één maand geldig, behoudens andersluidend beding.”

 

  • Betaaltermijn, interesten en schadevergoeding

Het is aangewezen om in de algemene voorwaarden een betaaltermijn te voorzien en een sanctie indien er niet tijdig betaald wordt. In geval van laattijdige betaling wordt het factuurbedrag dan automatisch en zonder ingebrekestelling verhoogd met een interest en/of schadevergoeding. Het is belangrijk om hierin niet te overdrijven zodat de voorwaarden steeds evenwichtig zijn.

 

“De factuur dient betaald te worden binnen de … kalenderdagen na factuurdatum. Bij gebrek aan effectieve betaling op die dag loopt automatisch en zonder ingebrekestelling een interest van 10% per jaar tot de datum van effectieve betaling. Bij gebrek aan tijdige betaling is de cliënt tevens automatisch en zonder ingebrekestelling een schadevergoeding verschuldigd van 10 % op het totaalbedrag (met een minimum van € …).”

 

  • Rechtskeuze en bevoegde rechtbank

Het is steeds eenvoudiger en bijgevolg goedkoper om een rechtszaak aan te spannen volgens de regels van het Belgisch recht en bij een rechtbank in de buurt van uw onderneming.

 

“Op al onze contracten leveringen en werken en op alles wat niet expliciet in deze voorwaarden is geregeld is het Belgisch recht van toepassing. In geval van geschillen zijn enkel de rechtbanken te … (zetel bedrijf) bevoegd.”

 

Uiteraard kunnen er nog vele andere relevante voorwaarden voorzien worden zoals bv. leveringstermijnen, overdracht van het risico, eigendomsvoorbehoud, meerprijzen, …

 

Het opstellen van correcte en bruikbare algemene voorwaarden is geen sinecure door wijzigende wetgeving en rechtspraak (bv. naar consumenten toe).

 

Nochtans bieden zij het voordeel om uw eigen contractuele positie te verbeteren ten aanzien van uw cliënten. Goed opgestelde voorwaarden leggen een aantal zaken duidelijk vast waardoor achteraf discussies kunnen worden vermeden.

 

Aarzel niet om contact op te nemen indien u nog vragen heeft omtrent of hulp wenst bij het opstellen van uw algemene voorwaarden.

Auteur: Steven Boone