Vorige pagina


Nieuwsbrief augustus 2014

1/08/2014

Het ‘RPR’ is gewijzigd!

‘RPR’ is de afkorting van rechtspersonenregister, het ‘RPR’ geeft aan onder welk gerechtelijk arrondissement uw vennootschap valt. U bent verplicht om het ‘RPR’ te vermelden in alle akten, facturen, aankondigingen, brieven, orders, … die uitgaan van uw vennootschap.

Sinds 1 april 2014 zijn de gerechtelijke arrondissementen hervormd en bijgevolg ook de rechtbanken van koophandel.  

Het ‘RPR’ op uw facturen moet hierdoor uitgebreid worden. Zo moet de rechtbank van koophandel eerst vermeld worden en vervolgens, indien aanwezig, de afdeling onder die rechtbank. Er zijn nog slechts acht rechtbanken van koophandel die vermeld kunnen worden na de letters ‘RPR’. Daarnaast zal er nu dikwijls ook nog een afdeling van die rechtbank bij vermeld moeten worden.

Enkele voorbeelden:

  • Waar u totnogtoe “RPR Kortrijk” vermeldde, dient u nu “RPR Gent, afdeling Kortrijk” te vermelden;
  • Waar u totnogtoe “RPR Gent”  vermeldde, dient u nu “RPR Gent, afdeling Gent” te vermelden;
  • Waar u totnogtoe “RPR Hasselt” vermeldde, dient u nu “RPR Antwerpen, afdeling Hasselt” te vermelden;
  • Waar u totnogtoe “RPR Brugge”  vermeldde, dient u nu “RPR Gent, afdeling Brugge” te vermelden;
  • Waar u totnogtoe “RPR Doornik”  vermeldde, dient u nu “RPR Bergen-Charleroi, afdeling Doornik” te vermelden;
  • Waar u totnogtoe “RPR Oudenaarde”  vermeldde, dient u nu “RPR Gent, afdeling Oudenaarde” te vermelden;

Een correcte factuur opstellen is makkelijker gezegd dan gedaan

Een factuur opstellen lijkt wel kinderspel. In de praktijk stellen we nochtans vast dat heel wat facturen verkeerd worden opgesteld. Vaak ontbreken een aantal verplichte vermeldingen die op een factuur dienen voor te komen.

De sancties voor niet-correct opgestelde facturen kunnen echter loodzwaar zijn.

Niet alleen voor u als leverancier of dienstverrichter, ook uw klant kan er problemen door krijgen …

Wat dient u allemaal te vermelden op uw factuur?

Om een factuur correct te kunnen opstellen, dient in het bijzonder rekening te worden gehouden met de voorschriften die daaromtrent gelden op het vlak van de Btw-wetgeving. Daarnaast dienen er ook een aantal verplichte vermeldingen voor te komen volgens bijzondere reglementeringen en andere wetgeving. Niets belet u om daarnaast nog andere info op uw factuur te vermelden. Een kort overzicht …

Verplichte vermeldingen op het vlak van Btw

De verplichte vermeldingen op het vlak van Btw zijn vrij uitgebreid¹. De voornaamste nemen we hieronder onder de loep. Zo moet elke uitgereikte factuur die u opstelt o.a. de volgende vermeldingen bevatten:

  • datum van effectieve uitreiking en een volgnummer
  • de (maatschappelijke) benaming van uw onderneming
  • het volledige adres van de administratieve of maatschappelijke zetel
  • het Btw-nummer van uw onderneming
  • het Btw-nummer van uw klant indien deze Btw-plichtig is
  • de datum waarop het belastbaar feit van de levering of de dienstprestatie heeft plaatsgevonden indien deze verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur
  • de datum van incassering van de prijs of een deel ervan indien deze verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur
  • een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten om het juiste tarief van de Btw te kunnen vaststellen
  • voor elk tarief of elke vrijstelling dient de maatstaf van heffing afzonderlijk te worden weergegeven
  • de vermelding van de toepasselijke tarieven van de Btw en het totaal verschuldigde bedrag aan Btw
  • indien de Btw is verschuldigd door de medecontractant dient de volgende vermelding voor te komen: “Btw verlegd”
  • de vermelding van de betreffende bepaling van de Btw-richtlijn of van de overeenkomstige nationale bepaling op grond waarvan de handeling van de belasting is vrijgesteld, of enige andere vermelding dat de handeling is vrijgesteld
  • de verwijzing naar (een) vroeger uitgereikte factu(u)r(en) indien voor dezelfde levering of prestatie meerdere facturen worden opgesteld
  • de totale prijs
  • ….

We willen benadrukken dat deze lijst absoluut niet volledig is. Zo moet bij verkoop van bvb. een auto, camionette, vrachtwagen, …. bijkomend een aantal specifieke gegevens (zoals chassisnummer, cilinderinhoud, model, …) op de factuur worden vermeld. Voor reisbureaus, … gelden er specifieke vermeldingen.

Indien u twijfelt, raden wij u aan om uw dossierbeheerder bij WARFID te raadplegen. Dat kan u immers heel wat leed en geld besparen…

Verplichte vermeldingen volgens het Wetboek van Vennootschappen

Volgens het Wetboek van Vennootschappen² dient elke vennootschap op haar facturen³ het volgende te vermelden:

  • de naam
  • de rechtsvorm (voluit of afgekort)
  • de woorden “burgerlijke vennootschap met handelsvorm” (of afgekort) onmiddellijk vóór of na de naam indien de vennootschap als een burgerlijke vennootschap dient te worden beschouwd
  • de maatschappelijke zetel
  • het ondernemingsnummer
  • het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de zetel (en afdeling) van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap haar zetel heeft
  • indien zij in vereffening is, dient haar benaming te worden gevolgd door “in vereffening”

Dat was dus al een iets korter lijstje dan deze vereist volgens de Btw-wetgeving …

Andere verplichte vermeldingen

Op basis van diverse wetgeving en reglementeringen dienen nog de volgende vermeldingen voor te komen op een factuur:

het nummer (IBAN- en BIC-nummer) van de bank- of postrekening van de leverancier of dienstverrichter
lidnummer van het beroepsinstituut indien u of uw vennootschap een vrij beroep uitoefent
de aanbevolen eenheidsprijs, de eenheidsprijs voor bepaalde door het Ministerie van Economische zaken aangeduide producten of groepen van producten

Overige nuttige vermeldingen

Vaak zal het nuttig zijn om volgende vermeldingen op de factuur aan te brengen:

  • vervaldag factuur
  • telefoon- en faxnummer
  • e-mailadres
  • website
  • factuurvoorwaarden

Ook een bepaalde slogan of belangrijk nieuws bekendmaken (bvb. opening van een nieuwe winkel of verhuis van de activiteiten naar een andere locatie) behoort tot de mogelijkheden.

Hou ook rekening met…

Een factuur dient minstens in tweevoud te worden opgesteld. Het origineel moet naar uw klant worden verstuurd en u houdt enkel een kopie. Op de factuur dient duidelijk te worden vermeld of het om de originele factuur gaat of de kopie.

Nergens in de wetgeving staat vermeld om de factuur een vaste benaming te geven zoals “factuur”. U mag dus gerust vermelden “rekening” of  “debetnota”.

Wie nu nog durft te beweren dat facturen opstellen kinderspel is …

Auteur: Bart Vermoesen